Análisis y mejora del proceso de gestión de proveedores y subcontratas aplicado a una empresa del sector energético

Abstract

El presente estudio tiene como finalidad analizar y proponer mejoras al proceso de gestión de proveedores y subcontratas que se desarrolla como parte de la gestión de activos renovables en el departamento de explotación de la empresa GIARSA. El análisis parte de la necesidad de definir sus procedimientos internos para sentar las bases de una futura expansión motivada por la creciente ola de proyectos de energías renovables. Se introduce el tema destacando la quema de combustibles fósiles como una de las principales causas que ha intensificado el deterioro ambiental. Es por ello por lo que la comunidad internacional hace un llamado a agilizar el proceso de transición energética indicando objetivos claros a cumplir en materia de instalación, generación y consumo de renovables. GIARSA como empresa gestora de estas infraestructuras (parques solares, subestaciones, líneas de alta tensión, etc.) debe garantizar un servicio adecuado a sus clientes (propietarios de estas instalaciones) asegurando un retorno óptimo de estas inversiones. En este contexto se hace crucial una adecuada gestión de proveedores que garantice el mantenimiento y operatividad del activo en toda la vida útil del proyecto. Para ello es necesario contar con un proceso de gestión de proveedores claro, documentado, donde las actividades y funciones queden establecidas en aras de evitar retrocesos innecesarios. Para el análisis del proceso se define un procedimiento para el análisis y proyección de soluciones dividido en tres etapas que marcan las pautas para el desarrollo de la investigación. En la primera etapa se realiza un análisis referente a la situación actual de las energías renovables en España, seguido por el análisis de los principales tendencias y desafíos en la gestión de activos. En la segunda etapa de la metodología se realiza una evaluación de la estructura organizativa de la empresa para luego realizar un minucioso análisis del proceso de gestión de proveedores utilizando el modelado en BPMN a través del software Bizagi. Finalmente, en la tercera etapa se realiza una proyección de soluciones a partir de las deficiencias identificadas. Los resultados del trabajo están dirigidos a la importancia de la estandarización y documentación de los procesos para garantizar la optimización de recursos para lo cual se elabora un plan de implementación de mejoras propuestas y se realiza un rediseño del proceso basado en un análisis cualitativo. Tomando como referencia el análisis preliminar y las buenas prácticas adoptadas por grandes líderes GIARSA deberá definir estrategias encaminadas a la diversificación tecnológica, la digitalización y uso de tecnologías avanzadas para el control y monitoreo de sus activos y fomentar de alianzas y colaboraciones estratégicas en vistas al cumplimiento de su visión de posicionarse como lideres en el mercado.

The purpose of this study is to analyze and propose improvements to the supplier and subcontractor management process developed as part of the management of renewable assets in the operating department of the company GIARSA. The analysis is based on the need to define its internal procedures in order to lay the foundations for a future expansion motivated by the growing wave of renewable energy projects. The subject is introduced by highlighting the burning of fossil fuels as one of the main causes that has intensified environmental deterioration. It is for this reason that the international community makes a call to speed up the process of energy transition indicating clear objectives to be met in terms of installation, generation and consumption of renewable energies. GIARSA as a company managing these infrastructures (solar parks, substations, high voltage lines, etc.) must guarantee an adequate service to its customers (owners of these facilities) ensuring an optimal return on these investments. In this context, proper supplier management is crucial to ensure the maintenance and operation of the asset throughout the useful life of the project. For this purpose, it is necessary to have a clear and documented supplier management process, where activities and functions are established in order to avoid unnecessary setbacks. For the analysis of the process, a procedure is defined for the analysis and projection of solutions divided into three stages that set the guidelines for the development of the research. The first stage involves an analysis of the current situation of renewable energies in Spain, followed by an analysis of the main trends and challenges in asset management. In the second stage of the methodology, an evaluation of the organizational structure of the company is carried out, followed by a detailed analysis of the supplier management process using BPMN modeling through Bizagi software. Finally, in the third stage, a projection of solutions is made based on the deficiencies identified. The results of the work are directed to the importance of standardization and documentation of processes to ensure the optimization of resources for which an implementation plan of proposed improvements is developed and a redesign of the process based on a qualitative analysis is performed. Based on the preliminary analysis and the best practices adopted by major leaders, GIARSA should define strategies aimed at technological diversification, digitalization and the use of advanced technologies for the control and monitoring of its assets, and foster strategic alliances and collaborations in order to achieve its vision of positioning itself as a market leader